Compañía o empresa ¿Qué documentos debe tener en sus archivos, Ecuador 2026.

La organización de papelería será la carta de presentación de tu compañía o negocio, debes incluir:

1.- Constitución de la Compañía. 

2.- Copias de las cédulas y papeletas de votación de los socios y/o accionistas de la compañía.

3.- Nombramientos de los  Representantes Legales de la compañía, de preferencia varias copias certificadas obtenidas a través de Notario Público.

• Gerente. 
• Presidente. 

4.- Registro de CLAVES de todas las entidades de control: Servicio de Rentas Internas (SRI); Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS); Ministerio de Trabajo. (MT).  

5.- Registro Único de Contribuyentes (RUC). de preferencia reimpresión obtenida por web con código QR (Quick Response).

Obligaciones patronales

6.- Nómina de Empleados Afiliados al Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS). 

7.- Nómina de personal que esté bajo la modalidad de Prestadores de Servicios (RIMPE) O (RUC). 

8.- Libros Sociales de la compañía.

9.- Formularios de Pago de Décima Tercera Remuneración.

10.- Formularios de Pago de Décima Cuarta Remuneración.

11.- Formulario de Utilidades.

12.- Certificado de Cumplimiento de Obligaciones.  

CONTENIDO DE CARPETA DE INFORMACIÓN BÁSICA DE LA COMPAÑÍA 

1. Contratos del negocio. 
2. Listado de clientes. 
3. Listado de Proveedores. 
4. Pagos de servicios básicos de oficina. –

a) LUZ;

b) AGUA;

c) TELÉFONO;

d) CONDOMINIO;

e) INTERNET;

f) GASTOS DE MENSAJERÍA MENSUAL.

• CONTENIDO DE CARPETA INDIVIDUAL DE EMPLEADOS.

1.- Historial Laboral o mecanizado del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS), imprimir desde el portal web.  

2.- Hoja de vida con los Generales de ley de cada empleado (Firmada en cada hoja por el empleado, con esfero de color azul). 

3.- Copia de la cédula y papeleta de votación. 

4.- Contrato de Trabajo debidamente legalizado en el Ministerio de Trabajo (Imprimir extracto de la página que se tiene acceso mediante la clave personal del empleador).

5.- Aviso de entrada en al Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS) (Firmado por el trabajador y el empleador).

6.- Registro mensual de ASISTENCIA, en el cual conste Ingresos y salidas.

7.- Croquis del domicilio de cada empleado, mismo que debe constar con la nueva. nomenclatura y puntos de referencia, de ser posible que el trabajador entregue en original o copia legible planilla de luz, agua o teléfono. 

a) Registro de Faltas con cargo a vacaciones.

b) Cartas de petición de Vacaciones. 

c) Roles de Pago de cada empleado.